Uitgebreid

DigiDocFlow
Om meer functionaliteiten uit de scanneroptie van de multifunctional te halen hebben wij zogenaamde middleware in onze productportfolio opgenomen. Deze middleware, genaamd DigiDocFlow, integreert volledig met de multifunctional en biedt een koppeling met de meest gangbare databasesystemen en bedrijfsapplicaties.

Door middel van deze software kan een document tijdens het scanproces worden voorzien van zogenaamde metadata en aan de hand daarvan verder gerouteerd. Metadata zijn extra gegevens of informatie die het gescande document specificeren waardoor juiste opslag en koppeling tot stand kan worden gebracht.

Scanprocessen worden centraal gedefinieerd, waarbij per proces in drie stappen wordt bepaald wat met een gescand document dient te gebeuren. Per gedefinieerd scanproces verschijnt er een button in het touch screen van de multifunctional. Wanneer door een gebruiker één van deze buttons wordt geselecteerd dienen de in het proces gedefinieerde velden te worden ingevoerd. Dit is de metadata die verderop in het proces wordt gebruikt voor opslag en routering van het gescande document. Ook bestaat de mogelijkheid deze metadata mee te sturen door middel van een barcode op of in het document.

De belangrijkste voordelen van Digidocflow:

• Gebruiksvriendelijk;
• Eenvoudige en snelle installatie;
• Tekst doorzoekbare PDF bestanden;
• Scan direct naar uw bedrijfssoftware;
• Optimaliseert veiligheid en deelbaarheid van documenten.

Koppeling aan systemen
Digidocflow kan worden gekoppeld aan systemen zoals:

DigiDocFlow i.c.m. Equitrac
Equitrac is een printoplossing waarmee inzicht wordt verkregen in de print- en kopieeractiviteiten van de eindgebruikers en schakelt hierdoor inefficiënt gebruik van apparaten en onnodige investeringen uit.

Equitrac en DigiDocFlow vormen samen een krachtige combinatie die scannen persoonlijk maakt. Een medewerker maakt zichzelf bekend bij de multifunctional door eenvoudigweg zijn pincode in te voeren of in te loggen met zijn badge. De multifunctional herkent de gebruiker en stuurt de gebruikersinformatie naar DigiDocFlow. Hierdoor is het voor de gebruiker mogelijk om direct naar zijn persoonlijke bestemmingen te scannen, zoals zijn home directory en e-mail, zonder aanvullende informatie te hoeven invoeren.

Gebruikersgroepen
Het is ook mogelijk om met DigiDocFlow gebruikersgroepen te definiëren. Wanneer gebruikersgroepen zijn aangemaakt kunnen gebruikers, naast het scannen naar hun home directory en e-mail, ook zien tot welke vooraf gedefinieerde scanprocessen zij toegang hebben. Met deze functionaliteit is het gemakkelijk om te bepalen welke gebruiker toestemming heeft om bepaalde scanprocessen te gebruiken.