Werkwijze
- Inventarisatie documenten- en informatiestroom
Om een passend voorstel aan te kunnen bieden, dient allereerst de huidige situatie te worden geïnventariseerd. Een adviseur van Itec gaat de totale huidige documentenstroom in kaart brengen. Er wordt nagegaan welke apparatuur er staat, hoeveel afdrukken ermee worden gemaakt en hoeveel supplies er worden ingekocht. Daarnaast is het van belang om te weten of de apparatuur naadloos aansluit binnen/op de bestaande netwerkomgeving en in hoeverre er wordt gewerkt met kleurendocumenten en op welke wijze dit gebeurt. Tot slot komt de mate van tevredenheid over de functionaliteit van de apparatuur en de huidige leverancier aan bod.
- Kosteninventarisatie
Itec levert een overzicht aan waarin de kosten van de afdrukapparatuur in de huidige situatie zijn opgenomen. Dit gebeurt op basis van een kosteninventarisatie van bijvoorbeeld reparaties, supplies, uitbestedingen en lopende contracten.
- Wensen en eisen klant
De wensen en eisen van de klant vormen de basis van het voorstel. Wellicht is op bepaalde afdelingen zwaardere apparatuur nodig of dienen de printvolumes te worden terug gedrongen. Verder kan een investering in digitale archiveringssoftware zinvol zijn en wordt er bekeken welke verbeteringen in de huidige documentbeheersing mogelijk zijn. Ook de keuze voor een centralisatie of juist een decentralisatie van de printvolumes is van belang voor het voorstel dat Itec zal gaan aanbieden.
- Oplossing
Nu alle afdrukgerelateerde zaken en de klantwensen zijn geïnventariseerd, kan Itec een DOCUFlowoplossing opstellen. Deze wordt middels een heldere offerte aan de klant gepresenteerd. In deze rapportage staat een duidelijk overzicht van de huidige situatie met de daarbij behorende volumes en kosten. Er wordt aangegeven waar verbeteringen mogelijk zijn en hoe een verbetering kan worden gerealiseerd op bijvoorbeeld het gebruikersgemak, de kosten en de software tools.
Itec ZaltbommelHogeweg 7
5301 LB Zaltbommel,
T: 0418 68 22 22
F: 0418 68 22 20
E:
info@itecbv.nl
